关于江苏徐州海力士电动车业有限公司

　　行政管理架构的实施方案

　　 一、企业行政管理系统实施的必要性

　　 1、实施目的：

　　为进一步促进企业行政管理的信息化、标准化、模块化，加快行政管理与生产、营销、市场接轨的步伐，建立一套行之有效的行政管理体系与制度，而进行的企业标准化运营的行政管理体系改革。 这项行政管理体系优化改革工作首要步骤要从组织结构与职责分配开始，实施岗位程序与管理标准化。

　　2、方案特点：

　　企业行政管理它是通过设置合理的机构、配备适当的人员、采用一定的程序和方法，把计划、组织、指挥、控制、协调等管理活动有机地结合起来的系统管理工程。它需要应用系统工程思想和方法来组织各项行政活动，要求对行政管理活动作定量的系统分析，建立相应的数学模型和逻辑模型,通过分析和评价,选择最优的行政方案管理过程。而当代的行政管理在不同程度上采用了项目的管理的思想，架构更趋合理，管理日益灵活，实施的力度变的精准化。

　　3、系统思想

　　 一套完善的行政管理系统应当要解决如下几大功能：

　　协作(Collaboration) 、共享(Share)、沟通(Communication) 、管理(Control) 、工作流( Work flow )

　　随着我国企业管理向国际先进管理水平的迈进，行政管理的重要性也日益凸显。统筹企业行政管理、参与重大事项的决策、谋划企业的运营与发展，为企业发展营造一个良好的内外部发展氛围，是行政管理工作者的基础要求。一个行政工作者是否称职不仅影响着公司各项事务的效率，还直接关系着企业战略的成败，由此可见，社会对行政人员的素质和能力的要求也是今非昔比。

　　4、系统功能

　　行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；行政管理系统的硬件(如设施、信息系统)、软件(如规章制度、流程、文件)和管理团队等建立健全后，整个行政管理体系会象一部机器一样开始运转。

　　1）从“管理”层面来说，有利于企业的内部管理、企业文化、人力资源的优化；

　　2）从“协调”层面来说，有利于组织的管理结构的扁平化；

　　3）从“服务”层面来说，行政管理板块是企业管理的平台，有利于为企业目标的实施提供必要的保障与服务。

　　5、战略意义：

　　企业行政管理系统化有利于向企业注入全新的行政管理理念和先进的行政工作方法；有利于提升企业管理的能力，增强企业的核心竞争力；有利于企业的良性可持续发展，具有战略意义。

　　二、海力士行政管理系统的架构

　　 1、行政科架构的基础

　　在行政、企、事业单位的日常行政事务管理工作中，可以总体概括为“三办”：一是办会，二是办事，三是办人。其主要内容是：会务管理，员工关系管理，企业宣传事务管理。下面就这三部分的内容进行具体的划分、梳理。

　　1、办会（会务管理）

　　主要包括：

　　1）企业的内部的日常会议（中高层级会议、员工会议）；

　　2）企业的外事接待（政府、及企业间的）；

　　3）新闻发布会（大型的新闻发布会、产品发布会、展销会）；

　　4）材料的撰写、会务的总结、日常的经济文书、及月度、季度、

　　半年度、年度的总结及新年度的经营计划书。

　　2、办事（企划、宣传、公关）

　　主要包括：

　　1）企业品牌、形象的企划，内外部行销企划书，CIS的设计；

　　2）企业内外部宣传：公共关系的主要内容（政府、媒体、员工关系），媒体

　　的社会形象塑造、网站建设及相关的信息发布；

　　3）企业的文化建设：主要包括企业的价值观、经营理念、社会公益、发展

　　理念及员工思想的固化、凝结；

　　4）企业组级架构的优化、企业战略的导向引入、ERP、SCM的实施。

　　3、办人（员工关系管理）

　　主要包括：

　　1）行政制度的健全和优化，安全与卫生的管理；

　　2）食堂和车辆的管理（食堂、车辆的管理制度）及行政预算；

　　3）员工手册、员工关系沟通及行为规范监管；

　　4）各职能部门间的协调与沟通。

　　从上面三部分，我们可以总结出行政管理的三大项职能：会务管理，文化宣传管理，员工关系管理，这三大模块就构成了行政管理的主体，而行政管理的四大职能计划、组织、协调、控制分别融入其中。这就行成了以总经理为最高领导、由行政主管分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。这一行政管理模式体系可有效推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务的顺利进行和相互之间的协调。

　　三、海力士行政管理系统实战步骤

　　 首先，行政管理是需要实践的，行政管理工作的有效开展，需要有一个有足够能力的管理者（或拥有知识结构的可成长者），有足够的精力与时间来负责行政管理的工作。

　　在许多企业中，拥有足够完整的管理框架与制度的企业中，这个人可以是总经理或者是总经理的指定的某个人。当总经理的精力与时间不足以处理行政工作时，可以聘请有经验的管理者来担任，这个最高行政职务，根据不同的企业组织框架，可以是行政副总、总经理行政助理、行政经理或办公室主任。

　　1、划定行政权限职能

　　由企业决策层，依据企业组织框架正式授权行政最高职务者，行使行政管理权限的最大决策权、紧急处理权、并将其职能职务、权限、任期，公示告知企业全体员工，同时至上而下的行政管理活动全部受其管理，只要是依据企业管理制度，无享受特殊行政照顾权利者。

　　2、制定行政管理模式

　　根据企业实际运营情况，由行政管理者结合自身管理习惯，指定出切合企业实际基本面的管理模式，生成各种需要的管理制度，管理工具，管理文件，结合组织框架，配备必要的行政管理人员。

　　3、设定流程与管理节点

　　根据管理制度，结合管理工具，文件，考虑保障企业业务职能的流程运作，设置行政管理对接流程，并设立管理节点，生成明示文件，并充分的与所有的关联人员进行充分交流。沟通或培训。

　　4、指导人员开展工作

　　按部就班开展行政管理工作，行政管理者实时对工作内容，跟踪、评估，发现偏离，及时纠正，对于认识或能力不足的员工，及时安排进行指导。